Privacyreglement
PRIVACYREGLEMENT VAN STICHTING VAN DOGGENAAR BAARSLAG GEBASEERD OP DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING In dit reglement legt Stichting Van Doggenaar Baarslag vast hoe zij omgaat met het beheer van persoonsgegevens. Definitie doelgroepen.
Stichting Van Doggenaar Baarslag beheert persoonsgegevens van de volgende personen:
1. Bestuursleden: degenen die als bestuurslid van Stichting Van Doggenaar Baarslag zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Studenten: degenen die door Stichting Van Doggenaar Baarslag op welke wijze dan ook worden gesponsord overeenkomstig de statuten van de stichting. Het betreft allen personen uit zogenaamde “derde wereldlanden”.
1. Bestuursleden: degenen die als bestuurslid van Stichting Van Doggenaar Baarslag zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Studenten: degenen die door Stichting Van Doggenaar Baarslag op welke wijze dan ook worden gesponsord overeenkomstig de statuten van de stichting. Het betreft allen personen uit zogenaamde “derde wereldlanden”.
Persoonsgegevens:
Stichting Van Doggenaar Baarslag beheert van deze personen de volgende persoonsgegevens:
- voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummers en het adres (overeenkomstig de gegevens zoals bekend bij de Kamer van Koophandel), EN
- van de studenten eveneens hun bankrekeningnummer en de NAW-gegevens en bankrekeningnummers van de Universiteit ca. alwaar zij studeren.
Alle betrokkenen worden via een speciale mailing op de hoogte gesteld van het privacybeleid van Stichting Van Doggenaar Baarslag en kunnen dan eenvoudig aangeven dat zij geen toestemming geven voor het bewaren van hun persoonsgegevens. De gegevens worden dan verwijderd.
Stichting Van Doggenaar Baarslag gebruikt de gegevens alleen in het kader van het behalen van de doelstellingen van de stichting, zoals vastgelegd in de statuten.
Stichting Van Doggenaar Baarslag beheert van deze personen de volgende persoonsgegevens:
- voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummers en het adres (overeenkomstig de gegevens zoals bekend bij de Kamer van Koophandel), EN
- van de studenten eveneens hun bankrekeningnummer en de NAW-gegevens en bankrekeningnummers van de Universiteit ca. alwaar zij studeren.
Alle betrokkenen worden via een speciale mailing op de hoogte gesteld van het privacybeleid van Stichting Van Doggenaar Baarslag en kunnen dan eenvoudig aangeven dat zij geen toestemming geven voor het bewaren van hun persoonsgegevens. De gegevens worden dan verwijderd.
Stichting Van Doggenaar Baarslag gebruikt de gegevens alleen in het kader van het behalen van de doelstellingen van de stichting, zoals vastgelegd in de statuten.
Concreet gaat het om de volgende activiteiten:
• Bankrekeningnummers worden beheerd voor het doen van uitbetalingen van sponsorgelden aan de studenten en college-/studiegelden aan de Universiteiten en andere onderwijsinstellingen waaraan zij studeren;
• Persoonsgegevens van studenten worden beheerd voor het kunnen sponsoren van hun medische studie aan een onderwijsinstelling buiten Europa;
• Met persoonsgegeven van bestuursleden wordt niets gedaan.
• Bankrekeningnummers worden beheerd voor het doen van uitbetalingen van sponsorgelden aan de studenten en college-/studiegelden aan de Universiteiten en andere onderwijsinstellingen waaraan zij studeren;
• Persoonsgegevens van studenten worden beheerd voor het kunnen sponsoren van hun medische studie aan een onderwijsinstelling buiten Europa;
• Met persoonsgegeven van bestuursleden wordt niets gedaan.
Bepalingen m.b.t. het beheer van de persoonsgegevens:
• De persoonsgegevens van studenten worden digitaal (niet het openbare gedeelte van de website) en op papier beheerd door het secretariaat van de stichting. De secretaris en penningmeester hebben daartoe een Excel bestand gemaakt, waarin de gegevens worden verwerkt. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een USB-stick, welke stick in een brandvrije kluis wordt bewaard ten huize van de secretaris.
De persoonsgegevens van de bestuursleden zijn openbaar via de website van de Kamer van Koophandel en de eigen stichtingswebsite.
• Bankrekeningnummers van studenten en van de betreffende Universiteiten c.q. andere onderwijsinstellingen worden beheerd door de penningmeester en de secretaris, waar alleen deze twee functionarissen toegang toe hebben.
• De persoonsgegevens worden NIET aan derden verstrekt.
• Bestuursleden kunnen inzicht krijgen in alle persoonsgegevens.
• Voor de bestuursleden wordt gelet op de geringe omvang van het stichtingsbestuur en het afwezig zijn van vrijwilligers geen instructie opgesteld 'Hoe om te gaan met persoonsgegevens?'
• Persoonsgegevens worden – behalve op de PC en op papier – ook op een USB-stick gezet, welke USB-stick in een brandvrije kluis wordt opgeslagen.
• De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon behoort tot een van de genoemde doelgroepen 1 en 2. De gegevens worden daarna meteen verwijderd.
• Personen van wie persoonsgegevens bewaard worden, krijgen desgevraagd inzicht in de persoonsgegevens die Stichting Van Doggenaar Baarslag van hem/haar verwerkt. Zij kunnen te allen tijde Stichting Van Doggenaar Baarslag verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen.
• Stichting Van Doggenaar Baarslag neemt ter bescherming van de persoonsgegevens passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen , die overeenstemmen met de aard van de te verwerken persoonsgegevens.
• De persoonsgegevens van studenten worden digitaal (niet het openbare gedeelte van de website) en op papier beheerd door het secretariaat van de stichting. De secretaris en penningmeester hebben daartoe een Excel bestand gemaakt, waarin de gegevens worden verwerkt. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een USB-stick, welke stick in een brandvrije kluis wordt bewaard ten huize van de secretaris.
De persoonsgegevens van de bestuursleden zijn openbaar via de website van de Kamer van Koophandel en de eigen stichtingswebsite.
• Bankrekeningnummers van studenten en van de betreffende Universiteiten c.q. andere onderwijsinstellingen worden beheerd door de penningmeester en de secretaris, waar alleen deze twee functionarissen toegang toe hebben.
• De persoonsgegevens worden NIET aan derden verstrekt.
• Bestuursleden kunnen inzicht krijgen in alle persoonsgegevens.
• Voor de bestuursleden wordt gelet op de geringe omvang van het stichtingsbestuur en het afwezig zijn van vrijwilligers geen instructie opgesteld 'Hoe om te gaan met persoonsgegevens?'
• Persoonsgegevens worden – behalve op de PC en op papier – ook op een USB-stick gezet, welke USB-stick in een brandvrije kluis wordt opgeslagen.
• De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon behoort tot een van de genoemde doelgroepen 1 en 2. De gegevens worden daarna meteen verwijderd.
• Personen van wie persoonsgegevens bewaard worden, krijgen desgevraagd inzicht in de persoonsgegevens die Stichting Van Doggenaar Baarslag van hem/haar verwerkt. Zij kunnen te allen tijde Stichting Van Doggenaar Baarslag verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen.
• Stichting Van Doggenaar Baarslag neemt ter bescherming van de persoonsgegevens passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen , die overeenstemmen met de aard van de te verwerken persoonsgegevens.
Beeldmateriaal
In het geval er sprake is van het hebben c.q. verkrijgen van beeldmateriaal, zal dit materiaal niet aan derden ter beschikking worden gesteld.
Voor het in beeld brengen van personen, zal in mondeling- of schriftelijk toestemming worden gevraagd. Achteraf kan betrokkene verzoeken om het beeldmateriaal te verwijderen. Dit verzoek wordt altijd gehonoreerd. Beeldmateriaal gemaakt op openbare locaties valt in beginsel niet onder de AVG.
In het geval er sprake is van het hebben c.q. verkrijgen van beeldmateriaal, zal dit materiaal niet aan derden ter beschikking worden gesteld.
Voor het in beeld brengen van personen, zal in mondeling- of schriftelijk toestemming worden gevraagd. Achteraf kan betrokkene verzoeken om het beeldmateriaal te verwijderen. Dit verzoek wordt altijd gehonoreerd. Beeldmateriaal gemaakt op openbare locaties valt in beginsel niet onder de AVG.
Verwerkersovereenkomst
Met externe partijen die bestanden met de persoonsgegevens verwerken voor Stichting Van Doggenaar Baarslag, wordt – indien zich dat ooit zou voordoen - een verwerkersovereenkomst afgesloten, conform art. 28 AVG.
Datalek
Bij een eventuele datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Uitzondering hierop vormt een lek waarbij alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen. In dat geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
De secretaris van Stichting Van Doggenaar Baarslag is verantwoordelijk voor het actueel houden en naleven van het privacyreglement.
Met externe partijen die bestanden met de persoonsgegevens verwerken voor Stichting Van Doggenaar Baarslag, wordt – indien zich dat ooit zou voordoen - een verwerkersovereenkomst afgesloten, conform art. 28 AVG.
Datalek
Bij een eventuele datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Uitzondering hierop vormt een lek waarbij alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen. In dat geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
De secretaris van Stichting Van Doggenaar Baarslag is verantwoordelijk voor het actueel houden en naleven van het privacyreglement.
Dit document is vastgesteld in de vergadering van het stichtingsbestuur van mei 2018.